1. Postanowienia ogólne

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych osób korzystających ze sklepu internetowego TrofeaSklep.pl, dostępnego pod adresem https://trofeasklep.pl, zwanego dalej „Sklepem” lub „Serwisem”.

Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”),
• ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych,
• ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej,
• innymi właściwymi przepisami dotyczącymi handlu elektronicznego, rachunkowości i prawa podatkowego.

Polityka dotyczy w szczególności osób:

• odwiedzających TrofeaSklep.pl,
• składających zamówienia,
• posiadających konto klienta,
• kontaktujących się ze Sklepem,
• korzystających z formularzy dostępnych w Serwisie,
• zapisujących się do newslettera,
• korzystających z funkcji logowania za pośrednictwem zewnętrznych dostawców,
• korzystających z profili TrofeaSklep.pl w mediach społecznościowych.

2. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych oraz realizacji praw wynikających z RODO można kontaktować się z Administratorem pod adresem: biuro@trofeasklep.pl.

3. Jakie dane możemy przetwarzać?

W zależności od sposobu korzystania ze Sklepu możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko,
• nazwę firmy lub instytucji,
• NIP,
• adres rozliczeniowy,
• adres dostawy,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• dane dotyczące złożonych zamówień,
• informacje dotyczące płatności i wybranej metody płatności,
• informacje dotyczące dostawy,
• historię zamówień oraz kontaktu z obsługą Sklepu,
• treść korespondencji,
• dane przekazane w formularzu kontaktowym,
• dane dotyczące reklamacji, zwrotów i innych zgłoszeń,
• dane związane z kontem użytkownika,
• adres IP,
• dane techniczne dotyczące urządzenia i przeglądarki,
• dane zapisywane za pomocą plików cookies oraz podobnych technologii,
• informacje dotyczące sposobu korzystania ze strony,
• dane przekazane w związku z realizacją personalizacji produktów, np. treść graweru, imiona i nazwiska, nazwy instytucji, logotypy, zdjęcia, grafiki lub inne materiały przekazane do wykonania zamówienia.

Nie wymagamy podawania danych, które nie są potrzebne do realizacji określonego celu.

4. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Składanie i realizacja zamówień

Dane przetwarzamy w celu:

• przyjęcia zamówienia,
• przygotowania produktu,
• wykonania personalizacji,
• kontaktu dotyczącego projektu,
• realizacji płatności,
• wysyłki zamówienia,
• obsługi klienta związanej z zamówieniem.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO, czyli niezbędność przetwarzania do zawarcia i wykonania umowy.

4.2. Prowadzenie konta klienta

Jeżeli użytkownik zakłada konto w TrofeaSklep.pl, dane są przetwarzane w celu prowadzenia konta, umożliwienia dostępu do historii zamówień, programu lojalnościowego oraz innych funkcji dostępnych dla zarejestrowanych klientów.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.3. Faktury, księgowość i obowiązki podatkowe

Dane znajdujące się na fakturach, dokumentach księgowych oraz dokumentacji związanej ze sprzedażą przetwarzamy w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz innych obowiązków prawnych.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.4. Płatności

W przypadku korzystania z płatności elektronicznych dane niezbędne do przeprowadzenia transakcji mogą zostać przekazane operatorowi płatności.

Sklep korzysta m.in. z usług Przelewy24, których operatorem jest PayPro S.A.

Administrator co do zasady nie otrzymuje pełnych danych karty płatniczej klienta. Obsługę płatności kartą oraz innych metod elektronicznych prowadzi właściwy operator płatności.

Podstawą przetwarzania jest przede wszystkim art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.5. Dostawa zamówienia

W celu dostarczenia przesyłki przekazujemy przewoźnikowi dane niezbędne do realizacji dostawy, w szczególności:

• imię i nazwisko lub nazwę odbiorcy,
• adres dostawy,
• numer telefonu,
• adres e-mail,
• informacje niezbędne do obsługi przesyłki.

W zależności od wybranego rodzaju dostawy lub sposobu realizacji zamówienia mogą to być w szczególności:

• DPD Polska,
• UPS,
• GLS.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

5. Kontakt ze Sklepem

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z nami przez e-mail, telefon, formularz kontaktowy, media społecznościowe lub inną dostępną formę komunikacji, przetwarzamy dane zawarte w wiadomości w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia korespondencji.

Jeżeli kontakt dotyczy istniejącego lub planowanego zamówienia, podstawą prawną może być art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

W pozostałych przypadkach podstawą przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji oraz obsłudze zapytań – art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

6. Reklamacje, zwroty i dochodzenie roszczeń

Dane osobowe mogą być przetwarzane w celu:

• rozpatrywania reklamacji,
• obsługi zwrotów,
• prowadzenia korespondencji dotyczącej zamówienia,
• ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

Podstawą przetwarzania jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO.

7. Newsletter i informacje marketingowe

Użytkownik może dobrowolnie zapisać się do newslettera TrofeaSklep.pl.

Dane mogą być przetwarzane w celu przesyłania informacji o:

• nowych produktach,
• promocjach,
• rabatach,
• ofertach specjalnych,
• aktualnościach dotyczących TrofeaSklep.pl.

Przetwarzanie danych w tym celu odbywa się na podstawie zgody użytkownika – art. 6 ust. 1 lit. a RODO – oraz zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi marketingu bezpośredniego.

Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w dowolnym momencie, np. poprzez link rezygnacji znajdujący się w wiadomości lub kontakt na adres biuro@trofeasklep.pl.

8. Komu możemy przekazywać dane?

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu.

8.1. Platforma sklepu i usługi IT

Sklep TrofeaSklep.pl działa w oparciu o oprogramowanie Shoper. Dane mogą być przetwarzane przez dostawców infrastruktury technicznej oraz usług informatycznych niezbędnych do prawidłowego działania Sklepu.

8.2. Operatorzy płatności

W szczególności PayPro S.A. – Przelewy24, w zakresie niezbędnym do realizacji płatności.

8.3. Firmy kurierskie

• DPD Polska,
• UPS,
• General Logistics Systems Poland sp. z o.o. (GLS).

8.4. Podmioty księgowe i finansowe

Dane mogą być przekazywane podmiotom świadczącym usługi księgowe, dostawcom systemów fakturowania, bankom oraz instytucjom płatniczym.

8.5. Dostawcy usług IT i komunikacji

Dane mogą być powierzane podmiotom zapewniającym hosting, pocztę elektroniczną, serwery, zabezpieczenia informatyczne, kopie zapasowe oraz narzędzia do komunikacji.

8.6. Dostawcy narzędzi analitycznych i marketingowych

W zależności od konfiguracji Serwisu i zgód użytkownika mogą to być w szczególności:

• Google,
• Meta Platforms,
• inni dostawcy narzędzi analitycznych i reklamowych współpracujących ze Sklepem.

8.7. Doradcy i organy publiczne

Dane mogą być przekazane kancelariom prawnym, doradcom podatkowym, audytorom oraz innym profesjonalnym doradcom, jeżeli jest to potrzebne do ochrony praw Administratora.

Dane mogą zostać również udostępnione sądom, policji, prokuraturze lub innym uprawnionym organom, jeżeli obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy wykorzystywanych przez Sklep usług technologicznych, analitycznych lub marketingowych, w szczególności Google lub Meta, należą do międzynarodowych grup kapitałowych.

W związku z tym w określonych przypadkach dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych.

Jeżeli dane przekazywane są poza EOG, Administrator korzysta z mechanizmów przewidzianych przez RODO, w szczególności:

1. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony danych,
2. EU–US Data Privacy Framework, jeżeli dany odbiorca jest objęty tym mechanizmem,
3. standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską,
4. innych mechanizmów przewidzianych w art. 44–49 RODO.

10. Jak długo przechowujemy dane?

Zamówienia

Dane związane z realizacją zamówienia przechowujemy przez czas niezbędny do wykonania umowy, a następnie przez okres niezbędny do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Dokumentacja księgowa

Dokumenty księgowe oraz dane wymagane przez przepisy podatkowe przechowujemy przez okres wymagany obowiązującymi przepisami prawa.

Konto klienta

Dane dotyczące konta mogą być przechowywane przez okres korzystania z konta, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia ewentualnych roszczeń lub realizacji obowiązków prawnych Administratora.

Newsletter

Dane przetwarzamy do momentu wycofania zgody, rezygnacji z newslettera lub zakończenia świadczenia tej usługi.

Korespondencja

Korespondencja jest przechowywana przez czas potrzebny do obsługi sprawy, a jeżeli może stanowić dowód związany z zawartą umową lub roszczeniami – odpowiednio dłużej.

11. Prawa osoby, której dane dotyczą

Każdej osobie, której dane przetwarzamy, przysługują – w przypadkach określonych przez RODO – następujące prawa:

1. prawo dostępu do danych,
2. prawo otrzymania kopii danych,
3. prawo sprostowania danych,
4. prawo uzupełnienia danych,
5. prawo żądania usunięcia danych,
6. prawo żądania ograniczenia przetwarzania,
7. prawo do przenoszenia danych,
8. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
9. prawo wniesienia sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego,
10. prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie,
11. prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

12. Prawo wniesienia skargi

Jeżeli użytkownik uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo złożyć skargę do:

13. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest co do zasady dobrowolne.

Niektóre dane są jednak niezbędne do realizacji określonej usługi. Bez podania danych potrzebnych do wystawienia dokumentu sprzedaży, dostarczenia przesyłki, kontaktu lub wykonania personalizacji realizacja zamówienia może być niemożliwa.

Podanie danych w celach marketingowych i zapisanie się do newslettera jest dobrowolne i nie jest warunkiem dokonania zakupu.

14. Dane osób trzecich przekazywane przy zamówieniu

Niektóre produkty oferowane w TrofeaSklep.pl podlegają personalizacji.

Klient może przekazać Administratorowi dane innych osób, np.:

• imię i nazwisko osoby umieszczane na statuetce, medalu, pucharze lub tabliczce,
• nazwę organizacji,
• nazwę drużyny,
• wizerunek,
• logotyp,
• inne dane umieszczane na zamawianym produkcie.

Dane te przetwarzamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonania zamówionej personalizacji oraz realizacji umowy.

Osoba przekazująca Administratorowi dane osób trzecich powinna posiadać odpowiednią podstawę do ich wykorzystania i przekazania.

15. Pliki przesyłane w celu wykonania projektu

Klient może przekazywać do Sklepu pliki potrzebne do wykonania personalizacji, w szczególności:

• logotypy,
• zdjęcia,
• grafiki,
• listy nazwisk,
• treści napisów,
• dokumenty tekstowe,
• pliki projektowe.

Materiały są wykorzystywane przede wszystkim w celu przygotowania projektu i realizacji zamówienia.

Klient powinien unikać przekazywania informacji, które nie są potrzebne do realizacji zamówienia, w szczególności danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO.

16. Pliki cookies i podobne technologie

TrofeaSklep.pl wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie.

Cookies to niewielkie informacje zapisywane w urządzeniu użytkownika podczas korzystania ze strony internetowej.

16.1. Cookies niezbędne

Są wymagane do prawidłowego działania podstawowych funkcji Sklepu, np.:

• obsługi koszyka,
• logowania,
• zapamiętania sesji,
• bezpieczeństwa,
• realizacji wybranych funkcji Serwisu.

16.2. Cookies funkcjonalne

Mogą służyć do zapamiętywania preferencji użytkownika oraz udostępniania dodatkowych funkcjonalności strony.

16.3. Cookies analityczne

Służą do analizy sposobu korzystania ze strony, np. liczby odwiedzin, odwiedzanych podstron, źródeł ruchu oraz sposobu korzystania z Serwisu.

Sklep może korzystać m.in. z narzędzi analitycznych Google oraz narzędzi dostępnych w ramach platformy Shoper.

16.4. Cookies marketingowe

Mogą być wykorzystywane w celu mierzenia skuteczności reklam, prowadzenia kampanii remarketingowych, dopasowywania reklam oraz analizowania skuteczności kampanii.

Sklep może korzystać w szczególności z narzędzi Google oraz Meta.

17. Zarządzanie zgodami cookies

Przy pierwszej wizycie w Serwisie użytkownik może zdecydować, jakie rodzaje cookies chce zaakceptować.

Użytkownik może m.in.:

• zaakceptować wszystkie cookies,
• pozostawić wyłącznie cookies niezbędne,
• samodzielnie skonfigurować poszczególne kategorie.

Zgoda może zostać później zmieniona lub wycofana przy użyciu ustawień cookies dostępnych w Serwisie.

Użytkownik może również zarządzać cookies z poziomu ustawień swojej przeglądarki internetowej.

18. Google

Serwis może korzystać z usług Google, w szczególności:

• Google Analytics,
• Google Ads,
• funkcji logowania za pomocą konta Google,
• innych narzędzi wspierających funkcjonowanie, analitykę lub promocję Sklepu.

W przypadku narzędzi niewymaganych do prawidłowego działania Serwisu ich uruchomienie następuje zgodnie z wyborem użytkownika dokonanym w mechanizmie zarządzania cookies.

19. Meta / Facebook / Instagram

Sklep może prowadzić profile w serwisach Facebook i Instagram oraz korzystać z narzędzi oferowanych przez Meta Platforms, w tym narzędzi analitycznych i reklamowych.

W przypadku wejścia w interakcję z profilem TrofeaSklep.pl w mediach społecznościowych określone dane użytkownika mogą być przetwarzane również przez operatora danego portalu.

W przypadku wykorzystania narzędzi marketingowych Meta na stronie TrofeaSklep.pl cookies marketingowe lub inne identyfikatory są uruchamiane po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.

20. Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane dotyczące aktywności użytkownika mogą być wykorzystywane do profilowania w celach marketingowych, przede wszystkim jeżeli użytkownik wyraził zgodę na stosowanie odpowiednich cookies marketingowych.

Profilowanie może polegać np. na analizie:

• odwiedzanych produktów,
• kategorii produktów,
• interakcji z reklamami,
• sposobu korzystania ze strony.

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały.

21. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych, odpowiednio do charakteru danych oraz ryzyka ich przetwarzania.

W szczególności stosowane są rozwiązania służące ochronie danych przed:

• dostępem osób nieuprawnionych,
• nieuprawnioną zmianą,
• utratą,
• zniszczeniem,
• przypadkowym ujawnieniem.

Połączenie ze Sklepem jest zabezpieczone przy użyciu szyfrowanego połączenia SSL/TLS.

22. Linki do stron zewnętrznych

Serwis może zawierać linki prowadzące do innych stron internetowych, serwisów społecznościowych, operatorów płatności lub innych podmiotów zewnętrznych.

Po przejściu na stronę zewnętrzną zasady przetwarzania danych określa administrator tej strony.

23. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka Prywatności może być aktualizowana w szczególności w przypadku:

• zmian obowiązujących przepisów,
• zmian sposobu funkcjonowania Sklepu,
• wdrożenia nowych usług,
• zmiany dostawców technologicznych,
• zmiany wykorzystywanych narzędzi analitycznych lub marketingowych.

Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na stronie TrofeaSklep.pl.

24. Data obowiązywania